El control de existencias en FEUM 7.0 conecta selección, recepción técnica, movimientos, trazabilidad, caducidades, alertas y conciliación físico-sistema.
Una existencia no queda controlada solo porque aparece en el sistema. Para que el registro tenga valor sanitario debe corresponder con un producto permitido, una recepción aceptada, una procedencia lícita, una ubicación conocida y una cantidad física verificable.
El Capítulo IV, Control de existencias, del Suplemento FEUM 7.0 organiza esos elementos como un proceso continuo. La sección oficial “Novedades de esta edición” identifica el capítulo como modificado y señala que su antecedente en la sexta edición era el Capítulo IX, “Control de inventarios”.
El cambio de nombre ayuda a entender el enfoque: no se trata únicamente de asignar un valor económico al inventario, sino de conocer y demostrar qué insumos están disponibles, en qué condición se encuentran y qué ocurrió en cada movimiento.
Qué debe cubrir el procedimiento
El numeral 2.1 establece que el PNO de control de existencias debe cubrir como mínimo cuatro componentes:
- Selección de insumos para el listado del establecimiento.
- Recepción técnica.
- Control de entradas y salidas.
- Control de existencias.
Esta estructura evita que el conteo se trate como una actividad aislada. Una diferencia física puede originarse en una compra no autorizada, una recepción incompleta, una salida sin registro, una devolución mal procesada o una baja que nunca se reflejó en el sistema.
Seis controles que conviene revisar
1. Mantener un listado autorizado y vigente
El numeral 3.1 exige un listado actualizado de todos los remedios herbolarios, medicamentos, dispositivos médicos y demás insumos manejados por el establecimiento, indicando el tipo de insumo y su clasificación legal.
Antes de incorporar un producto, el propietario o el Responsable Sanitario deben verificar los requisitos aplicables: vigencia del registro sanitario o clave correspondiente, etiquetado y alertas sanitarias oficiales, entre otros criterios previstos en el numeral 3.2.
El catálogo del sistema debe reflejar este listado. Permitir altas libres o conservar productos fuera del alcance autorizado debilita el control desde su origen.
2. Consultar alertas antes de recibir y distribuir
El numeral 3.2.3 pide identificar productos incluidos en alertas sanitarias oficiales y vigentes de COFEPRIS, impedir su ingreso y evitar su distribución cuando ya se encuentran en posesión del establecimiento.
Esto requiere definir quién consulta, con qué frecuencia, cómo documenta el resultado y cómo bloquea el producto. Recibir una alerta por correo o Telegram no basta si la información no se traduce en búsqueda por producto, presentación, lote o serie y en una decisión registrada.
Cuando se detecten insumos que incumplen disposiciones sanitarias, el numeral 3.2.5 señala la presentación de la denuncia correspondiente.
3. Realizar una recepción técnica, no solo un conteo
El numeral 4.1 exige comprobar que la compra proviene de un proveedor aprobado y que la documentación de posesión legal corresponde a los establecimientos emisor y receptor. También requiere inspección por atributos y revisión del etiquetado y del registro sanitario cuando aplique.
La recepción debe responder, al menos:
- ¿El proveedor estaba aprobado al momento de la compra?
- ¿Factura, destinatario y producto coinciden?
- ¿Presentación, lote o serie, caducidad y cantidad son correctos?
- ¿El empaque conserva su integridad?
- ¿Las condiciones de transporte fueron adecuadas?
- ¿El producto cumple el criterio de aceptación establecido?
Una desviación no debe resolverse ingresando primero el producto para “corregir después”. El procedimiento necesita separar físicamente el material y definir investigación, rechazo, devolución o disposición.
4. Registrar cada entrada y salida con trazabilidad
El numeral 5.4.1 permite un sistema computarizado validado o un sistema manual, siempre que registre cada presentación desde su recepción hasta su salida y permita conocer las existencias disponibles.
Los datos mínimos del movimiento incluyen fecha, tipo de movimiento, identificación suficiente del producto, lote o serie, caducidad cuando aplique, factura o documento de respaldo, cantidad y saldo resultante (5.4.3).
Si el mismo sistema sirve para fines económicos, el numeral 5.4.2 advierte que esa integración no debe poner en riesgo el control sanitario. Un ajuste contable sin motivo, autorización o evidencia puede corregir una cifra mientras oculta la causa de la diferencia.
5. Investigar diferencias entre sistema y existencia física
El numeral 6.3.1 establece la comprobación periódica entre existencia teórica y existencia física, con periodicidad definida en el PNO. El numeral 6.3.2 exige investigar y documentar toda diferencia.
La revisión no termina cuando se ajusta el saldo. Debe establecer qué ocurrió, qué movimientos están involucrados, qué riesgo existe, qué responsable intervino y qué acción evita la recurrencia. Cuando la diferencia representa riesgo de desvío o involucra sustancias estupefacientes o psicotrópicas, debe atenderse la notificación a la Autoridad Sanitaria conforme al marco citado por el propio capítulo.
El alcance y la frecuencia del conteo deben definirse con base en riesgo. Productos controlados, de alto valor, alta rotación, cadena fría o historial de diferencias pueden requerir mayor vigilancia.
6. Controlar caducidades, acomodo y producto no disponible
El numeral 6.4.1.4 señala el uso del sistema de Primeras Caducidades Primeras Salidas para productos con caducidad; cuando no aplica, puede utilizarse Primeras Entradas Primeras Salidas y documentar las excepciones.
Los productos vencidos no deben permanecer en áreas disponibles para distribución, preparación, venta o suministro (6.4.1.5). También deben separarse antes de que su contenido alcance la caducidad durante el tratamiento, cuando aplique (6.3.5).
El sistema debe diferenciar producto disponible, cuarentena, devolución, no conforme, alertado, caducado y destinado a destrucción. Si todos comparten el mismo saldo, la cantidad total puede ser correcta y la disponibilidad sanitaria, falsa.
Pedidos y desabasto: el histórico no es suficiente
El apartado 5.3 relaciona el control de pedidos con la continuidad del servicio. El numeral 5.3.2 advierte que comprar solo con base en el desplazamiento anterior puede ocultar necesidades no atendidas: cuando falta la mejor opción terapéutica, se utiliza otra disponible y el histórico deja de representar la demanda real.
Para calcular pedidos conviene considerar necesidades epidemiológicas, consumo o distribución, faltantes, solicitudes extraordinarias y alertas sanitarias (5.3.4). Esto convierte al control de existencias en una herramienta de seguridad y continuidad, no únicamente de reducción de costos.
Devoluciones y sospecha de falsificación
Las salidas incluyen venta, distribución, baja para destrucción y devolución a proveedores. El numeral 5.2.2 requiere identificar el tipo y, en devoluciones, documentar motivo, autorizaciones y comprobante del proveedor.
Existe una diferencia crítica: los productos sospechosos o bajo alerta de falsificación, alteración o adulteración no deben devolverse al proveedor. Conforme al numeral 5.2.3, deben retenerse como evidencia para la denuncia correspondiente.
Una devolución automática puede destruir la trazabilidad del hallazgo y devolver un producto riesgoso a la cadena de suministro.
Evidencias que deberían coincidir
Una revisión interna puede seleccionar varias presentaciones y comprobar la coherencia entre:
- Listado autorizado y catálogo del sistema.
- Proveedor aprobado, factura y documento de procedencia.
- Registro de recepción técnica y decisión de aceptación.
- Producto, presentación, lote o serie y caducidad.
- Ubicación física y condición de conservación.
- Entradas, salidas, devoluciones y bajas.
- Existencia teórica y conteo físico.
- Alertas sanitarias consultadas y acciones ejecutadas.
- Desviaciones, investigaciones, autorizaciones y CAPA.
- Separación y destino del producto no conforme o caducado.
El objetivo no es que cada área conserve su propio documento, sino que toda la evidencia describa la misma historia.
Riesgos de un control limitado a “cuadrar números”
- Producto alertado disponible para surtido: la vigilancia no se conecta con el catálogo ni con el inventario.
- Procedencia no demostrable: existe producto físico sin factura o documento que ampare posesión lícita.
- Diferencias cerradas con ajustes: se cambia el saldo sin investigar pérdida, error, robo o desvío.
- Caducidad mal administrada: el sistema no distingue disponibilidad, ubicación y vida útil suficiente.
- Devolución de producto sospechoso: se pierde evidencia y se expone nuevamente la cadena.
- Desabasto oculto: la compra basada solo en consumo histórico no registra demanda negada o sustituciones.
- Sistema económico por encima del sanitario: una regla contable impide reconstruir lote, serie, movimiento o responsable.
Ruta práctica de actualización
- Confirmar que el listado autorizado coincide con los productos activos del sistema.
- Revisar una muestra de recepciones desde proveedor y factura hasta ubicación física.
- Verificar que entradas y salidas incluyan los datos mínimos del numeral 5.4.3.
- Ejecutar una comprobación físico-sistema y documentar cada diferencia.
- Revisar caducidades, condiciones de conservación y segregación de no conformes.
- Probar la búsqueda de un producto sujeto a alerta por presentación, lote o serie.
- Evaluar la planeación de pedidos incorporando faltantes, demanda no atendida y alertas.
- Actualizar el PNO, capacitar al personal y comprobar la eficacia de las correcciones.
Este análisis se relaciona con los controles para almacenes de depósito y distribución y con la gestión integral de residuos.
Fuentes y alcance
- Suplemento para Establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos, dispositivos médicos y demás insumos para la salud, FEUM, 7.ª edición, sección “Novedades de esta edición” y Capítulo IV, numerales 1 a 6; especialmente 2.1, 3.1 a 3.2, 4.1, 5.1 a 5.4 y 6.1 a 6.4.
- Suplemento FEUM, sexta edición, capítulo antecedente IX, Control de inventarios. La comparación puntual debe realizarse contra el ejemplar oficial controlado por el establecimiento.
- Aviso de la versión electrónica en el Diario Oficial de la Federación.
- Ficha oficial del Suplemento 7.0 de la Farmacopea.
Aviso profesional
Este artículo ofrece información general para orientar una revisión interna. No sustituye la lectura del texto oficial, la determinación documentada de aplicabilidad ni la asesoría específica para un establecimiento.
Convierte las diferencias en acciones verificables
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